راه و رسم صحیح ارسال ایمیل

● نکات اصلی:
با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید.
برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

● نکات اصلی:
ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید.
ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید.
از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید.
وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند.
با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.
همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.

● نکات اصلی:
برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.
الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید.
آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر.
همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.

● نکات اصلی:
برای ارسال فایل های حجیم بسیار محتاط باشید.
محتوای فایل های ارسالی را برای گیرنده توضیح دهید.

● ایمیل هایی کارآمد و موثر
این روزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم می کند. پس با به کار گیری نکاتی که دراین مقاله آورده شد، راه و روش ایمیل زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کارکردتان در محل کار افزایش یابد.